Usa una convention and visitors bureau para organizar tus eventos corporativos

Imagina tener un experto local, un socio estratégico en la ciudad de tu próximo evento corporativo que te abre las puertas a los mejores proveedores y espacios. Y que, además, sus servicios no te cuestan nada. Eso es, en esencia, una Convention and Visitors Bureau (CVB). No es una agencia de eventos, sino un aliado que te ayuda a tomar mejores decisiones.

Qué es una convention and visitors bureau y cómo te ayuda

Una Convention and Visitors Bureau (u oficina de congresos y visitantes) es una organización sin ánimo de lucro. Su misión es promocionar su ciudad o región para atraer congresos, reuniones y todo tipo de eventos de empresa.

Son como una extensión de tu equipo sobre el terreno. Se financian con fondos públicos o con las cuotas de sus socios (hoteles, centros de congresos, restaurantes...), por lo que su asesoramiento es gratuito para ti, el organizador.

El atajo para organizar eventos con menos fricción

Si trabajas en RR. HH., como Office Manager o en Compras, esto te va a cambiar las reglas del juego. Olvídate de pasar horas en Google buscando "hoteles para 150 personas en Málaga" o "actividad de team building original en Valencia". Simplemente, contactas con la CVB del destino.

Su trabajo es sencillo: entienden lo que necesitas y te ponen en contacto con los proveedores locales que mejor encajan. Los beneficios para tu día a día son inmediatos:

• Ahorro de tiempo radical: Dejas de mandar decenas de emails pidiendo presupuestos. La CVB centraliza tu petición y te devuelve una selección de opciones ya filtradas y listas para valorar.
• Conocimiento local privilegiado: Te descubren esos sitios únicos que no salen en las primeras búsquedas. Hablamos de fincas exclusivas para una reunión estratégica (offsite) o salas con tecnología punta que ni sabías que existían.
• Proveedores de confianza: Te conectan con empresas locales que ya han sido validadas. Se acabó el miedo a contratar un catering que no da la talla o un servicio de transporte poco fiable.
• Optimización del presupuesto: A menudo consiguen tarifas especiales o te ayudan a negociar mejores condiciones al reservar un bloque grande de habitaciones o alquilar un espacio.

En la práctica, una CVB transforma la organización de eventos. Pasas de una tarea de búsqueda intensiva a un proceso de decisión estratégica. De la incertidumbre a la certeza, porque te apoyas en gente que conoce su ciudad como la palma de su mano.

En definitiva, contar con una convention and visitors bureau es el camino más directo para que tu próximo evento corporativo —ya sea la fiesta de Navidad o la convención anual— sea un éxito. No solo a nivel logístico, sino creando una experiencia que de verdad deje huella en los asistentes. Si quieres profundizar más, aquí puedes aprender sobre la gestión de eventos corporativos y cómo optimizarla al máximo.

Servicios clave que transformarán la organización de tus eventos

Una Convention and Visitors Bureau no es un simple directorio de hoteles. Piensa en ella como una extensión de tu equipo sobre el terreno, un aliado local que te resuelve la logística y la estrategia cuando planificas un evento corporativo.

Su gran valor es que actúa como un filtro experto. En lugar de ahogarte entre decenas de propuestas que no encajan, recibes una selección muy cuidada que de verdad responde a lo que buscas. Esto te saca del rol de buscador de información y te coloca donde tienes que estar: tomando decisiones estratégicas.

Búsqueda de sedes y espacios únicos

¿Necesitas organizar una reunión fuera de la oficina (offsite) para 50 personas que despierte la creatividad? Olvídate de la típica sala de reuniones. La CVB puede encontrar desde una galería de arte hasta una bodega con espacios adaptados para tu equipo.

Su conocimiento del destino va mucho más allá de lo que aparece en Google. Saben la disponibilidad real, las capacidades técnicas y los pequeños detalles que marcan la diferencia. Te entregan una comparativa clara y directa para que elijas sin perder ni un minuto.

Conexión con proveedores de confianza

Uno de los mayores dolores de cabeza al organizar un evento en una ciudad que no conoces es dar con el proveedor adecuado. Una mala experiencia con el catering o el transporte puede tirar por tierra todo el trabajo.

Las CVB solo trabajan con una red de empresas locales que ya han sido validadas. Esto significa que cualquier contacto que te faciliten, desde una agencia de actividades de equipo (team building) hasta un servicio audiovisual, cumple con un estándar de calidad. Para departamentos como Compras, esto es oro puro, porque asegura fiabilidad y un seguimiento claro del gasto.

Imagina que tienes que organizar un evento en Bilbao para 120 personas. En lugar de pasarte días buscando en internet, contactas con la CVB. En 48 horas, tienes sobre la mesa un informe con tres hoteles que cumplen tus requisitos, los contactos de dos agencias de actividades y una comparativa de tres restaurantes para la cena de equipo. Tu trabajo se acaba de simplificar radicalmente.

Apoyo en la planificación y logística

Las convention and visitors bureau no se quedan en las recomendaciones, sino que te ofrecen apoyo práctico. Por ejemplo, pueden gestionar el bloqueo de un cupo de habitaciones de hotel a tarifas de grupo, algo casi imposible de conseguir por tu cuenta si no manejas un gran volumen.

Además, te facilitan material muy útil para los asistentes, como mapas, guías de la ciudad o información sobre el transporte público. Su objetivo es que la experiencia de los visitantes sea perfecta, lo que influye directamente en el compromiso de los empleados y la percepción del evento.

Organizar con una CVB frente al método tradicional

Para que veas la diferencia de forma clara, hemos preparado una tabla que compara el proceso de organizar un evento por tu cuenta frente a hacerlo con el apoyo de una CVB. El cambio no está solo en el tiempo que ahorras, sino en la calidad y tranquilidad que ganas.

Como ves, este enfoque no solo te quita un peso de encima, sino que eleva la calidad y el impacto de cada evento que organizas.

Si quieres explorar más sobre cómo centralizar estos procesos de forma eficiente, puedes informarte sobre las ventajas del event management en una única plataforma.

Cómo colaborar con una convention and visitors bureau paso a paso

Empezar a trabajar con una Convention and Visitors Bureau es mucho más sencillo y rápido de lo que parece. Lo mejor es que su asesoramiento y gestión inicial no tienen ningún coste para tu empresa, algo que facilita bastante la aprobación interna, sobre todo con los departamentos de Compras y Finanzas.

Este proceso te quita de encima toda la carga de la búsqueda inicial. Te permite centrarte en lo importante: seleccionar y decidir. El ahorro en horas de trabajo administrativo es brutal.

Aquí te dejo el proceso detallado para que le saques el máximo partido.

1. Prepara un briefing claro y conciso

Antes de llamar a ninguna puerta, dedica unos minutos a poner en orden las ideas sobre tu evento. Un buen briefing es la clave para que las propuestas que recibas den en el clavo.

Piensa que la CVB va a usar esa información como filtro para encontrar las mejores opciones. Cuanto más preciso seas, más afinarán el tiro.

Asegúrate de incluir esto:

• Tipo de evento: ¿Es una reunión estratégica (offsite) para el comité de dirección, una convención anual para 150 empleados o la fiesta de Navidad de la empresa?
• Número de asistentes: Una estimación lo más realista posible.
• Fechas tentativas: Si tienes flexibilidad, da un par de opciones. Ayuda mucho.
• Presupuesto aproximado: Puede ser un rango o un máximo por persona. No tengas miedo a dar una cifra, es para ajustar las propuestas.
• Necesidades clave: Detalla si necesitas salas de reuniones, proyectores, opciones de catering concretas (alergias, veganos...) o actividades de equipo (team building).

2. Identifica y contacta a la CVB del destino

Una búsqueda rápida en Google como "Convention and Visitors Bureau [nombre de la ciudad]" te llevará directamente a su web. Allí encontrarás un formulario o un email para enviar tu solicitud (lo que en el sector se llama RFP o Request for Proposal).

Adjunta tu briefing y explica lo que buscas de forma clara. En este momento, tu trabajo de búsqueda ha terminado. Ahora, la CVB se pone a trabajar por ti.

Un dato interesante: estas oficinas son un motor clave para la economía local. Su labor para atraer eventos de empresa ayuda a combatir la estacionalidad del turismo. Por ejemplo, en los primeros diez meses de 2025, España recibió 85,6 millones de turistas internacionales, y gracias a las CVB, meses "flojos" como febrero u octubre crecieron por encima del 16,8% respecto a la media. Si quieres profundizar, puedes consultar estos datos sobre el turismo en España.

3. Analiza las propuestas y organiza visitas

La convention and visitors bureau moverá tu solicitud por su red de proveedores de confianza (hoteles, espacios singulares, agencias de actividades) y te presentará todas las propuestas de forma centralizada. En lugar de lidiar con 20 correos diferentes, recibirás un único dosier con todo comparado y bien ordenado.

Cuando ya tengas una pequeña selección de finalistas, la CVB te ayudará a coordinar las visitas a los espacios que más te interesen. Te facilitan el contacto directo y agilizan toda la logística.

El siguiente diagrama lo deja muy claro: mira cómo una CVB simplifica la organización de eventos al comparar el proceso de siempre con el flujo de trabajo que ellos te ofrecen.

Como ves en la imagen, el modelo de la CVB convierte un proceso caótico de buscar, contactar y negociar en un flujo único y eficiente. Pasas directamente a la fase de decisión, que es donde realmente aportas valor.

¿Y esto cómo ayuda a RRHH, Office Managers o Finanzas?

El verdadero valor de una convention and visitors bureau no está tanto en lo que es, sino en los problemas que resuelve a cada departamento. Su impacto real se mide en tiempo ahorrado, mayor control del gasto y, sobre todo, en la calidad final de la experiencia para los empleados.

Lejos de ser un mero intermediario, se convierte en un aliado estratégico que entiende perfectamente las necesidades de cada rol dentro de la empresa.

Para RRHH y People & Culture

Los equipos de RRHH siempre buscan formas de mejorar el compromiso de los empleados (employee engagement), esa conexión emocional tan importante con la empresa. Una CVB es la herramienta perfecta para diseñar experiencias auténticas que de verdad dejen huella.

Olvídate del típico escape room. Una CVB puede descubrirte opciones que ni te habías planteado:

• Talleres de artesanía local para que el equipo conecte de verdad con la cultura del destino.
• Rutas gastronómicas guiadas por expertos que convierten una actividad de equipo en algo memorable.
• Proyectos de voluntariado con un impacto real en la comunidad local.

Este enfoque eleva un evento corporativo de una simple reunión a una experiencia con propósito, reforzando la cultura de empresa y demostrando que la organización invierte de verdad en su gente.

Para Office Managers y Executive Assistants

Si hay un beneficio que se ve desde el primer minuto, es el ahorro brutal de tiempo y carga administrativa. Se acabaron las cadenas de emails interminables y las llamadas una a una para pedir y comparar presupuestos.

Ponte en situación: tienes que organizar el transporte para 200 personas desde el aeropuerto al hotel. En lugar de buscar, llamar y negociar con cinco empresas distintas, solo tienes que enviar una petición a la CVB. Ellos se encargan de todo y te entregan un informe claro con las mejores opciones.

Esta centralización libera al Office Manager o al asistente de dirección para que pueda centrarse en lo que de verdad importa: la agenda del evento, la comunicación con los asistentes o resolver imprevistos. La CVB se encarga del trabajo pesado de búsqueda y filtrado.

Para Compras y Finanzas

Los equipos de Compras y Finanzas viven centrados en optimizar costes y controlar el gasto. Colaborar con una CVB responde directamente a estas prioridades. Al trabajar con su red de proveedores ya validados, garantizas un seguimiento claro de cada euro gastado.

Además, te da acceso a tarifas negociadas de antemano y te asegura trabajar con empresas fiables, lo que evita sorpresas de última hora en las facturas. Este apoyo, además, es clave para la economía local. De hecho, el sector turístico español generó 2,78 millones de empleos en 2024, y las CVB han jugado un papel importante en este crecimiento. Puedes ver más detalles en los datos de la Encuesta de Población Activa sobre turismo.

Si quieres saber qué formato de evento se adapta mejor a tus objetivos, te recomendamos explorar los diferentes tipos de eventos corporativos y su clasificación.

Errores comunes que debes evitar al trabajar con una CVB

Colaborar con una convention and visitors bureau puede cambiar por completo la forma en que organizas eventos. Sin embargo, para que esta relación sea un éxito, es fundamental entender bien su rol y evitar ciertos tropiezos que pueden generar fricción o hacer que no aproveches todo su potencial.

La clave está en tratarlos como lo que son: un socio estratégico, no un simple proveedor.

Asumir que son organizadores de eventos

El error más habitual es pensar que la CVB organizará tu evento de principio a fin. No es así. Su función no es ejecutar, sino facilitar y conectar. Piensa en ellos como los mejores guías locales: te abren las puertas a los mejores proveedores y espacios, pero la gestión final, la contratación y la coordinación del evento siguen siendo responsabilidad tuya.

Ellos te dan el mapa y las herramientas, pero el viaje lo diriges tú.

Enviar un briefing vago o incompleto

Si tu petición es genérica, las propuestas que recibirás también lo serán. Un email que solo diga "busco un hotel para 100 personas en mayo" no les da apenas pistas para ayudarte de verdad. Es como pedirle a un sastre un traje sin darle tus medidas.

Para que una CVB se convierta en tu mejor aliado, tienes que ser específico. Define el tipo de evento, el presupuesto aproximado, las necesidades técnicas y el ambiente que buscas. Cuanto más claro sea tu briefing, más afinadas y útiles serán las opciones que te presenten.

Contactar con poca antelación

Las CVB pueden hacer maravillas, pero no milagros. Contactarles una semana antes para organizar una reunión fuera de la oficina para 150 empleados en plena temporada alta es una receta para el desastre. Los mejores espacios y proveedores se reservan con meses de antelación.

Para eventos medianos o grandes, un plazo de 6 a 9 meses es lo ideal. Así te aseguras de tener disponibilidad, opciones y mejores condiciones.

No aprovechar todo su conocimiento

Otro fallo muy común es limitar tu petición a una lista de hoteles o salas de reuniones. Las CVB tienen un conocimiento increíblemente profundo del destino que va mucho más allá. ¡Exprímelos! No dudes en preguntarles sobre:

• Logística de transporte: ¿Cuál es la forma más eficiente de mover a 200 personas desde el aeropuerto al hotel?
• Épocas del año: ¿Qué meses tienen mejor clima o menos aglomeraciones turísticas que puedan afectar al evento?
• Actividades únicas: ¿Qué experiencias locales pueden enriquecer el programa y que no aparezcan en las guías típicas?

Evitar estos fallos transformará tu relación con cualquier convention and visitors bureau, convirtiéndola en una verdadera ventaja competitiva para tus eventos.

Cómo centralizar la gestión de tus eventos tras hablar con una CVB

Una Convention and Visitors Bureau es tu mejor aliada para arrancar: te pone sobre la mesa proveedores de confianza y espacios con encanto que, de otra forma, no encontrarías. Pero una vez tienes esas opciones, empieza la verdadera gestión: negociar contratos, controlar los pagos y supervisar el presupuesto sin perderte en el papeleo.

Es justo en este punto donde la labor de la CVB se complementa a la perfección con la tecnología. La oficina de congresos te da el conocimiento local para elegir bien; una herramienta como Gaddex te da la estructura para ejecutarlo todo sin fricciones.

Un flujo de trabajo unificado y sin fugas

Imagina tener todas las propuestas, contratos y facturas en un único sitio. Esto te da un seguimiento completo del gasto, un concepto clave que, en la práctica, significa saber en tiempo real dónde va cada euro del presupuesto. Se acabó la dispersión.

Este sistema evita que la información se pierda en cadenas de emails interminables o en documentos guardados en mil carpetas distintas. La CVB encuentra los recursos, y la plataforma te ayuda a gestionarlos de forma ágil y escalable, tanto si organizas una actividad de equipo (team building) para 30 personas como una reunión estratégica (offsite) para 150.

La combinación es potentísima: aprovechas la experiencia local y gratuita de una CVB para la fase de descubrimiento y, después, centralizas toda la gestión operativa para ahorrar tiempo y ganar control.

El boom del turismo en España, que se prevé que alcance los 97 millones de visitantes en 2025, ha reforzado el papel de las CVB para atraer eventos corporativos y ayudar a desestacionalizar el sector. Si quieres saber más sobre estas tendencias, puedes consultar este artículo sobre el impacto del turismo en España.

Descubre cómo Gaddex simplifica la organización de tus eventos corporativos, desde la búsqueda inicial hasta el análisis final de resultados.

Preguntas frecuentes sobre las convention and visitors bureaus

Aquí resolvemos las dudas más habituales que surgen al plantearse colaborar con una CVB, con respuestas directas y al grano para quienes organizan eventos corporativos, ya sea desde RR. HH. o como Office Managers.

¿El servicio de una CVB es realmente gratuito?

Sí, para tu empresa es totalmente gratuito. Una convention and visitors bureau se financia con fondos públicos o con las cuotas de sus miembros (hoteles, restaurantes, centros de congresos, etc.).

Su objetivo no es venderte nada, sino atraer negocio y actividad económica a su destino. Tú eres el cliente que les ayuda a conseguirlo.

¿La CVB organiza mi evento de principio a fin?

No, y es una diferencia importante que hay que tener clara. Piensa en ellos como un facilitador, un conector experto que te abre las puertas del destino.

Te asesoran y te ayudan a encontrar los proveedores y espacios ideales, pero la organización, la negociación final de contratos y la ejecución del evento corren a cargo de tu equipo o de la agencia que contrates.

¿Estoy obligado a contratar a los proveedores que me recomiendan?

Para nada. No tienes ninguna obligación. Las propuestas que te presentan son solo eso: recomendaciones basadas en su profundo conocimiento local y en las necesidades que tú les has planteado.

La decisión final sobre a quién contratar es siempre tuya. Ellos te ponen las cartas sobre la mesa, pero tú eliges la jugada.

¿Con cuánta antelación debo contactar con una CVB?

Aquí la clave es el tamaño del evento. Para un evento corporativo mediano, como una reunión fuera de la oficina para unas 100 personas, lo ideal es que contactes con ellos con un mínimo de 6 a 9 meses de antelación.

Este margen de tiempo es fundamental por dos motivos muy prácticos:

• Asegura que los mejores espacios y proveedores del destino sigan disponibles. Los sitios buenos se reservan rápido.
• Te da una posición mucho más fuerte para negociar condiciones y tarifas. La prisa nunca es buena consejera en las negociaciones.

Anticiparse es, sin duda, la mejor estrategia para exprimir todo el valor que una CVB puede ofrecerle a tu empresa.

En Gaddex, te ayudamos a centralizar toda la gestión de tus eventos corporativos una vez que la CVB te ha conectado con los mejores proveedores.

Conoce cómo Gaddex simplifica la organización de eventos corporativos