Tu guía para un evento corporativo en el hotel rural Besaro - Selva de irati

Organizar un evento fuera de la oficina que realmente funcione es un reto constante para los equipos de Recursos Humanos y Office Management. No se trata solo de encontrar un lugar atractivo, sino un espacio que facilite la colaboración y permita una desconexión real. El Hotel Rural Besaro, en plena Selva de Irati, es una opción inteligente que combina naturaleza, tranquilidad y una logística manejable para tu próximo evento de equipo.

El refugio perfecto para equipos que necesitan reconectar

La rutina diaria y la presión por cumplir objetivos pueden agotar a cualquier equipo. Un evento corporativo fuera de la oficina —lo que a menudo se conoce como offsite— es una herramienta eficaz para romper esa dinámica. Su propósito no es solo cambiar de entorno, sino reconectar personas, alinear objetivos y reforzar la cultura de la empresa.

El éxito de estos encuentros depende en gran medida del lugar elegido. Un entorno urbano no siempre permite la desconexión necesaria, mientras que un lugar demasiado aislado puede complicar la logística hasta el punto de generar más estrés del que se pretendía aliviar.

Un entorno que facilita el propósito

El Hotel Rural Besaro, situado en el pueblo de Izalzu, ofrece un equilibrio perfecto. Es un espacio íntimo y acogedor que invita a la calma, lejos del ruido y las distracciones, pero con todos los servicios necesarios para una estancia cómoda y productiva.

Comprender la importancia de un refugio así implica ser consciente de el impacto del burnout en los equipos y de cómo la desconexión es, en muchos casos, la mejor solución.

Esta guía está pensada para los responsables de tomar decisiones. Analizaremos por qué el Hotel Rural Besaro en la Selva de Irati es una apuesta segura para tu próximo evento, abordando desde la logística hasta las actividades que se pueden organizar, ofreciendo un enfoque práctico y directo.

Por qué la Selva de Irati inspira a mejores equipos

Imagina a tu equipo fuera de la sala de reuniones habitual, caminando entre las hayas y abetos de uno de los bosques más espectaculares de Europa. La Selva de Irati es más que un paisaje; es una herramienta poderosa para construir equipos más sólidos y cohesionados.

Sacar a las personas de su entorno habitual e introducirlas en la naturaleza tiene un efecto directo en su bienestar y rendimiento. Reduce el estrés, estimula la creatividad y facilita canales de comunicación que en la oficina son difíciles de abrir. Para un Manager o un responsable de People & Culture, esto se traduce en un retorno de la inversión tangible: equipos más motivados y mejor alineados.

Transformando el entorno en una dinámica de equipo

En un lugar como la Selva de Irati, las actividades de cohesión de equipo (o team building) adquieren un nuevo significado. Una ruta de senderismo se convierte en un ejercicio de apoyo mutuo y superación. Una actividad de orientación obliga al equipo a colaborar para resolver problemas de forma práctica y divertida.

Este tipo de experiencias, conocidas como outdoor training, utilizan el entorno como un aula al aire libre. La clave es diseñar actividades que trabajen habilidades concretas de manera natural. Por ejemplo, planificar una ruta juntos fomenta el liderazgo compartido y la toma de decisiones en grupo.

Un entorno natural ayuda a diluir las jerarquías de la oficina. En el bosque, no hay jefes ni subordinados, solo personas colaborando para alcanzar un objetivo común.

La planificación es clave para una experiencia exclusiva

La popularidad de la Selva de Irati es un factor a tener en cuenta. Recientemente, el área recibió 70.357 visitantes, una cifra que demuestra su gran atractivo. Los picos de afluencia, como agosto, octubre y noviembre, concentran la mayoría de las visitas.

Para un evento de empresa, esto significa que planificar con antelación es una necesidad. Organizar un evento en un lugar tan solicitado sin tiempo puede derivar en problemas logísticos, falta de disponibilidad y una experiencia masificada que reste valor al encuentro.

Anticiparse permite asegurar alojamientos como el Hotel Rural Besaro y diseñar un itinerario que evite las horas de mayor afluencia. Esto garantiza que el equipo pueda disfrutar de la calma del entorno y que las actividades se desarrollen sin interrupciones, maximizando el impacto en la cohesión del grupo.

La siguiente tabla conecta actividades concretas con su impacto directo en el equipo, ayudándote a elegir la más adecuada según tus objetivos.

Actividades de equipo y su impacto

Elegir la actividad correcta depende de los objetivos que tengas, ya sea mejorar la comunicación, impulsar la creatividad o simplemente ofrecer una experiencia de desconexión que recargue al equipo.

Conociendo el Hotel Besaro desde dentro

Para saber si un alojamiento encaja con tu evento, es necesario mirarlo desde la perspectiva del organizador. No se trata solo de las instalaciones, sino de cómo cada espacio puede servir a los objetivos del equipo. El Hotel Rural Besaro, en el pueblo de Izalzu, destaca por su carácter funcional y cercano.

Considera Besaro no como un hotel tradicional, sino como una casa rural que puede reservarse en exclusiva para tu grupo. La exclusividad proporciona la privacidad necesaria para que las conversaciones fluyan y el equipo se sienta en un espacio seguro, sin las distracciones de un hotel convencional.

Está diseñado para grupos pequeños y medianos, lo que lo convierte en la opción perfecta para un comité de dirección, un equipo de proyecto o un evento de liderazgo.

Distribución del alojamiento para tu equipo

Visualizar la distribución de las habitaciones es un detalle logístico que aporta tranquilidad. El Hotel Rural Besaro lo facilita con una estructura clara, pensada para el descanso y la convivencia.

Su capacidad total es para 21 personas, repartidas de la siguiente manera:

• Ocho habitaciones dobles: Cada una con baño privado, lo que garantiza comodidad e independencia. Son ideales para alojar a los miembros del equipo de forma individual o por parejas.
• Un apartamento turístico completo: Perfecto para el equipo directivo o los facilitadores del evento, ya que ofrece un espacio más amplio. Tiene capacidad para 4-5 personas, con dos habitaciones dobles y una cama supletoria.

Esta configuración ofrece una gran flexibilidad. Para un evento de 15 personas, se podría asignar una habitación individual a cada uno y reservar el apartamento para los líderes del equipo, dándoles un espacio adicional para reuniones privadas.

Espacios comunes pensados para colaborar

El verdadero potencial de Besaro para un evento de empresa reside en sus espacios comunes. No son simples zonas de paso, sino escenarios preparados para los distintos momentos de tu agenda.

El salón principal, con su chimenea y ambiente acogedor, es el corazón de la casa. Aquí pueden surgir conversaciones informales que son difíciles de replicar en la oficina. Sus usos son variados:

• Sesiones de brainstorming: El ambiente relajado fomenta la creatividad de una forma que un entorno corporativo no puede igualar.
• Talleres informales: Es un espacio ideal para organizar dinámicas de grupo o sesiones de trabajo colaborativo en un clima de confianza.
• Momentos de desconexión: Después de una jornada intensa, el salón se convierte en el punto de encuentro perfecto para fortalecer lazos.

La clave de un buen evento fuera de la oficina es el equilibrio entre trabajo y descanso. Los espacios de Besaro facilitan esa transición de forma natural, sin romper la dinámica del grupo.

La logística interna, resuelta

Una de las preguntas más habituales al organizar un evento en un entorno rural es la conectividad. Besaro cuenta con conexión Wi-Fi de calidad, suficiente para las necesidades de un equipo de trabajo.

Además, los espacios son polivalentes. Aunque no dispone de una sala de conferencias tradicional, el salón principal se puede adaptar fácilmente con un proyector y una pantalla para realizar presentaciones.

Esta simplicidad es, en realidad, una ventaja. Fomenta un evento más centrado en las personas y menos en las presentaciones. Este enfoque práctico es lo que hace del Hotel Rural Besaro en la Selva de Irati una opción tan interesante.

La logística de tu evento, sin complicaciones

La idea de un retiro en la naturaleza suena bien hasta que aparece la palabra "logística". ¿Cómo llegar? ¿Y las comidas? ¿Cómo organizar la agenda? Para un Office Manager o un responsable de RR. HH., estas preguntas pueden convertir un buen plan en un problema.

Aquí te ofrecemos una guía práctica para organizar tu evento en el Hotel Rural Besaro y la Selva de Irati de forma sencilla. El objetivo es evitar cadenas de correos interminables y tensiones de última hora.

Cómo llegar a Besaro

El hotel se encuentra en Izalzu, un pequeño pueblo del Pirineo navarro. Las ciudades de referencia son Pamplona (a unos 88 km) y Bilbao (a unas 2 horas y media).

Para un grupo, estas son las opciones más eficientes:

• Minibús o autocar privado: Es la solución más cómoda. Recoge a todo el equipo en un punto común (oficina, estación o aeropuerto) y los lleva directamente al hotel. Centraliza el transporte y el gasto, y permite que el equipo empiece a interactuar desde el primer momento.
• Coches compartidos: Si el grupo es más pequeño o el presupuesto más ajustado, organizar los coches es una buena alternativa. Requiere algo más de coordinación interna (asignar conductores, organizar rutas, gestionar gastos), pero también puede ser una forma de que personas de distintos departamentos interactúen durante el viaje.

Consejo práctico: Cierra y comunica el plan de transporte con al menos dos semanas de antelación. Esto permite que todos se organicen con tiempo y reduce la incertidumbre previa al evento.

La gestión de las comidas

La comida es una parte clave de la experiencia. En el Valle de Salazar, es una oportunidad para que el grupo descubra la cultura local.

El Hotel Rural Besaro se encarga de los desayunos con productos de la zona. Para las comidas y las cenas, la logística es sencilla:

1. Reservar en Ochagavía: A solo 3 km de Izalzu, Ochagavía cuenta con excelentes restaurantes tradicionales. Es el lugar ideal para organizar las comidas principales.
2. Gestionar alergias y dietas especiales: Este es un punto fundamental. Envía un formulario sencillo antes del viaje para recopilar las necesidades del equipo (alergias, intolerancias, dietas vegetarianas o veganas). Comunica esta información a los restaurantes con antelación para evitar problemas y demostrar que la empresa cuida de su equipo.

Diseñando un itinerario que funcione

Un error común al organizar un evento de este tipo es sobrecargar la agenda. El objetivo no es replicar la oficina en otro lugar, sino encontrar un equilibrio entre trabajo, desconexión y descanso.

Un buen itinerario debería incluir:

• Bloques de trabajo por la mañana: Para las sesiones más estratégicas, cuando la concentración es mayor.
• Actividades de equipo por la tarde: Aprovecha la Selva de Irati para organizar una ruta de senderismo o una dinámica al aire libre.
• Tiempo libre: Es esencial. Deja huecos en la agenda para que la gente pueda descansar o interactuar libremente. Las mejores conexiones a menudo surgen en esos momentos.

No planifiques cada minuto. Un buen itinerario deja espacio para la espontaneidad y permite que el equipo disfrute del entorno del Hotel Rural Besaro en la Selva de Irati. Para mayor tranquilidad, considera contratar un seguro de anulación de viaje que proteja la inversión del evento.

Tu checklist para un evento sin imprevistos

Organizar un evento corporativo requiere coordinar múltiples elementos: objetivos, presupuesto, transporte, agenda y comunicación. Para un Office Manager o un responsable de RRHH, la clave es la eficiencia y la anticipación.

Esta es tu hoja de ruta para planificar un evento en el Hotel Rural Besaro y la Selva de Irati. Cada punto incluye un consejo práctico para evitar los errores más comunes.

Tres meses antes: La fase estratégica

En esta etapa se sientan las bases del éxito. Las decisiones deben alinear los objetivos con la logística desde el principio.

• Definir los objetivos del evento: ¿Qué se busca conseguir? Un evento para alinear la estrategia anual es diferente a uno para cohesionar a un nuevo equipo. Consejo práctico: Escribe los 3 objetivos principales en un documento y compártelo con los responsables. Todas las decisiones posteriores deben responder a esas metas.

• Sondear fechas y disponibilidad: Cruza el calendario del equipo con la disponibilidad del alojamiento. En un lugar tan solicitado como el Hotel Rural Besaro, la antelación es fundamental. Consejo práctico: Envía una encuesta con 2 o 3 opciones de fechas. Así implicas al equipo y reduces posibles objeciones.

• Solicitar presupuestos y bloquear alojamiento: Pide un presupuesto detallado que incluya desayunos, uso de espacios y política de cancelación. Consejo práctico: Centraliza las peticiones de presupuesto para alojamiento, transporte y actividades para tener una visión global del gasto desde el principio.

Un mes antes: La logística toma forma

Es el momento de concretar los detalles que garantizarán una experiencia fluida. La comunicación con proveedores y con el equipo es clave.

• Confirmar el transporte: Cierra el proveedor, los horarios y los puntos de recogida. Consejo práctico: Crea un documento con toda la información logística (horarios, direcciones, contacto del conductor) y envíalo una semana antes para evitar preguntas de última hora.

• Diseñar un borrador de la agenda: Busca el equilibrio entre sesiones de trabajo, actividades y tiempo libre. Sobrecargar el itinerario puede generar agotamiento. Consejo práctico: Comparte el borrador con los líderes de equipo para recoger su feedback y asegurar la utilidad de las sesiones.

• Recopilar necesidades dietéticas: Pregunta por alergias, intolerancias o preferencias. Es un detalle que demuestra el cuidado de la empresa por el bienestar de cada persona. Consejo práctico: Usa un formulario online para recoger esta información de forma rápida y centralizada.

Este gráfico resume el flujo logístico a coordinar: transporte, comidas e itinerario. Son los tres pilares del evento.

La sincronización de estos tres elementos es crucial. Si uno falla, la experiencia de los asistentes se ve afectada.

Una semana antes: Los últimos detalles

La semana previa es para confirmar, comunicar y preparar un plan alternativo.

1. Enviar un email informativo: Comparte la agenda final, la información del transporte, una lista de qué llevar (ropa cómoda, calzado de montaña) y un recordatorio de los objetivos. Consejo práctico: Incluye un párrafo que genere expectación y conecte el evento con la cultura de la empresa. La comunicación también es motivación. Para más recursos sobre cómo comunicar y organizar eventos, explora nuestra guía sobre gestión de eventos corporativos.

2. Confirmar con todos los proveedores: Llama al hotel, al transporte y a los restaurantes. Repasa horarios, número de asistentes y detalles específicos. Consejo práctico: Ten a mano una lista con los teléfonos de contacto de todos los proveedores. Considera contratar un seguro de anulación de viaje por si surgen imprevistos.

3. Preparar un plan B para el mal tiempo: Si has planeado una actividad al aire libre en la Selva de Irati, ¿qué harás si llueve? Ten pensada una alternativa, como un taller de interior en el salón del Hotel Besaro. Consejo práctico: Habla con el hotel sobre los espacios disponibles en caso de necesitar un plan alternativo.

Cronograma de planificación para tu evento

Este checklist te ayudará a visualizar cada fase del proceso con plazos recomendados.

Con una planificación adecuada, tu evento en el Hotel Rural Besaro no solo cumplirá sus objetivos, sino que dejará un recuerdo positivo en todo el equipo.

Simplifica la gestión de tu evento con la tecnología adecuada

Ya tienes los objetivos claros y el lugar perfecto. Ahora viene la parte crítica: la ejecución. Organizar un evento para 20 personas en el Hotel Rural Besaro implica coordinar proveedores, controlar pagos y no desviarse del presupuesto. La tecnología puede ser tu mejor aliada para evitar el caos.

Piensa en el proceso: buscar transportistas, comparar precios, hablar con restaurantes en Ochagavía para cerrar menús, contratar guías para una actividad en la Selva de Irati y pagar a cada uno por separado. Gestionar todo esto con correos electrónicos y hojas de cálculo consume mucho tiempo y aumenta el riesgo de errores.

Del caos de la gestión al control estratégico

Centralizar la gestión significa agrupar todas estas tareas en un único lugar. En lugar de tener la información dispersa, una plataforma de gestión de eventos te ofrece una visión completa y en tiempo real.

• Búsqueda y contratación de proveedores: Accede a un catálogo de proveedores verificados, compara presupuestos y contrata con un solo clic.
• Control del presupuesto en directo: Asigna un presupuesto inicial y observa cómo se consume con cada contratación, evitando sorpresas.
• Facturas en un solo lugar: Todas las facturas de todos los proveedores se agrupan, simplificando enormemente el trabajo de contabilidad.

El objetivo es que la organización de eventos deje de ser una carga operativa para convertirse en una tarea estratégica. Cuando la tecnología se encarga del trabajo pesado, los equipos de RRHH pueden centrarse en diseñar una experiencia memorable.

Para un Office Manager, esto se traduce en una reducción drástica del tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiéndole enfocarse en la calidad de la experiencia del equipo.

Un caso real gestionado con tecnología

Volvamos al evento de 20 personas en Besaro. Al usar una plataforma como Gaddex, el proceso se simplifica. Puedes buscar un minibús desde Pamplona, reservar la cena para el grupo en Ochagavía y contratar un guía, todo desde el mismo panel de control.

Cada vez que confirmas un servicio, el presupuesto se actualiza al instante. La comunicación con los proveedores está centralizada y el proceso de pago se unifica, generando una sola factura consolidada.

Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que te proporciona un control del gasto total. Sabes en todo momento cuánto has gastado y en qué, liberando a tu equipo para que pueda disfrutar de una experiencia inolvidable.

Descubre cómo Gaddex simplifica la organización de eventos corporativos.

Preguntas frecuentes sobre tu evento en Besaro

Organizar un evento corporativo en un lugar como el hotel rural Besaro, en la Selva de Irati, suele generar preguntas específicas. Aquí respondemos a las más comunes para ayudar a los Office Managers y responsables de RR. HH. a planificar con claridad.

¿Cuál es la mejor época para un evento de equipo en la Selva de Irati?

Depende de los objetivos. El otoño (octubre-noviembre) ofrece un espectáculo de colores ideal para un retiro estratégico y de reflexión. La primavera y el verano son perfectos para actividades al aire libre que fomenten la acción y la cohesión. Para evitar las multitudes y disfrutar de buen tiempo, los meses de mayo, junio o septiembre son una opción excelente, ya que ofrecen la tranquilidad necesaria para que el equipo conecte.

¿El Hotel Rural Besaro es adecuado para grupos grandes?

Besaro está diseñado como un espacio íntimo, ideal para grupos de hasta 21 personas. Es perfecto para comités de dirección, equipos de proyecto o talleres de liderazgo. Si tu equipo es más grande, una solución logística eficaz es utilizar Besaro como base para el equipo directivo u organizador, mientras el resto del grupo se aloja en casas rurales cercanas en Ochagavía, centralizando la gestión para una experiencia homogénea.

¿El hotel tiene espacios preparados para reuniones de trabajo?

Besaro no cuenta con salas de reuniones tradicionales, y esa es una de sus ventajas. Sus espacios comunes, como el salón principal, se transforman en escenarios perfectos para sesiones de trabajo más cercanas y dinámicas. Este ambiente relajado fomenta un tipo de evento más enfocado en la estrategia, la creatividad y la cohesión, ideal para conversaciones que no suelen surgir en la oficina.

¿Cómo se gestionan las comidas para todo el equipo?

El hotel ofrece desayunos caseros con productos locales. Para las comidas y las cenas, la opción más práctica es reservar en los restaurantes de cocina tradicional de Ochagavía, a solo 3 km. Esto permite al equipo cambiar de aires y descubrir la gastronomía navarra. Es fundamental comunicar con antelación cualquier necesidad dietética (alergias, intolerancias, opciones veganas) para garantizar que todo esté bajo control y cada persona se sienta atendida.

Con una buena planificación, tu evento en Besaro será un éxito. Si buscas simplificar todo el proceso, desde la búsqueda de proveedores hasta el control del presupuesto, plataformas como Gaddex pueden ser de gran ayuda.

Descubre cómo centralizar tus eventos corporativos